Como contar a história da UFMS para aqueles que não estiveram aqui quando ela foi fundada? Por meio de documentos históricos, administrativos e do registro dos estudantes que por ela passaram ao longo dos anos. A burocracia pode ser um tema espinhoso para uma parcela populacional, mas quando falamos de instituições públicas, a preservação e o cuidado com a documentação acaba sendo tema central em múltiplas ocasiões.
Cada requerimento, solicitação e informe fazem parte dos papéis públicos que possuem valor administrativo e, em muitos casos, até mesmo valor histórico e cultural. É por isso que o manuseio correto e a manutenção destes documentos precisam ser feitos de acordo com a legislação vigente, atendendo à classificações e orientações do Arquivo Nacional. Além de narrar os fatos, muitos destes arquivos precisam ser preservados permanentemente, para que possam ser consultados a qualquer momento pelas comunidades interna e externa.
Na Cidade Universitária, todos os documentos de suma importância ficam guardados no Arquivo Central, e cada um possui um tempo de arquivamento, ou seja, precisam ser organizados e devem permanecer na Instituição por um período de tempo determinado pelo Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal , do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Alguns documentos podem ficar guardados durante alguns anos e, posteriormente, terem a eliminação como destino final, ou podem ser encaminhados para a guarda permanente, o que ocorre quando possuem valor histórico. Os prazos de guarda variam de 2 a 95 anos, e caso a eliminação seja o processo seguinte, é necessário solicitar autorização pública, por meio do Diário Oficial.
A arquivista Débora Resstel é uma das servidoras que cuidam de todo o material administrativo e histórico da Universidade, além de realizar visitas aos setores e orientar os câmpus do que pode ou não ser eliminado, e do que deve permanecer guardado. Segundo ela, o Câmpus do Pantanal, por exemplo, possui 50 anos de história e de documentos que contam essa trajetória, mas que nunca foram tratados.
Débora explica que, por questões de espaço físico, os câmpus têm solicitado que os documentos administrativos, acadêmicos e históricos sejam enviados para a Cidade Universitária. Alguns documentos já podem ser encaminhados para o Arquivo Central, como os processos físicos, independente do número que possuam. Basta que os servidores realizem o trâmite correto destes processos no Sistema de Registro de Documentos, e entrem em contato para agendar o envio.
Com o intuito de liberar espaço nos câmpus e organizar a documentação pública corretamente, a arquivista e sua equipe realizaram diversas videoconferências para orientar e elucidar as possíveis questões existentes sobre arquivamento e eliminação destes arquivos. “A ideia é trazer tudo para cá, concentrar tudo no Arquivo Central. Para que isso seja possível, os câmpus precisam começar a organizar essa documentação e fazer o levantamento de tudo o que têm, para que nos informem qual é o volume”, relata.
Documentos públicos nos câmpus
A secretária de Documentação Institucional, Maria Francisca Ribeiro de Resende, reforça que alguns procedimentos já podem ser feitos pelos câmpus, e que isso é importante para auxiliar no futuro envio desses arquivos para a Cidade Universitária. “Queremos orientar os servidores das unidades sobre o que pode ir direto para o descarte na própria unidade, o que tem que vir para o Arquivo Central, para ter tempo de guarda, digitalizar e separar o que é histórico do que é administrativo”.
Além do envio dos processos, os câmpus também podem começar a fazer o levantamento do acervo acadêmico, ou seja, de todos os documentos que os estudantes acumularam durante o tempo que permaneceram na Universidade. “Esse acervo vem para cá [Arquivo Central] porque precisa ser digitalizado, existe um decreto federal que determina que, de 2000 até agora tudo seja digitalizado”, explica a arquivista, se referindo ao Decreto nº 10.278/2020, também chamado de Lei da Digitalização de Documentos.
Os documentos administrativos também precisam ser triados e separados corretamente para que, assim que autorizado, possam sair de suas unidades para liberar espaço físico. Porém, ainda não existe um prazo definido para a data em que a eliminação de arquivos que já cumpriram seu valor administrativo possa começar, o que não impede que os câmpus organizem os volumes que possuem.
O que pode ser eliminado?
Uma das maiores dúvidas dos servidores é sobre o que pode ser eliminado nos próprios setores, sem que precise de aprovação do Arquivo Central. Débora explica que nenhum documento da UFMS pode ser eliminado à revelia, mas que alguns papeis que são acumulados ao longo do tempo podem sim ser descartados. Dentre os principais estão: boletins de serviço impressos; edições impressas do Diário Oficial; informativos e panfletos de outras Instituições; cartazes de eventos, que não sejam nossos; agendas físicas antigas, usadas para anotar reuniões; jornais impressos; cópias de materiais que professores usavam para dar aula; convites; documentos pessoais de antigos servidores, desde que não tenham relação com a Universidade; livros; cópias de legislação, atualmente pode ser consultada online; manuais de aparelhos e equipamentos, como impressora e computadores, por exemplo.
Os documentos originais da UFMS, que possuam assinaturas, administrativos, acadêmicos ou históricos não podem ser descartados. “O ideal é que, antes de qualquer destinação para o documento, liguem no Arquivo Central. É melhor pecar pelo excesso da guarda do que eliminar antes do prazo. Às vezes lemos um documento e achamos que é muito tempo para ficar guardado, que não existe essa necessidade, mas não podemos mudar a lei”, justifica Débora.
O artigo 9º da Lei nº 8.159/1991, aborda a questão do descarte de documentos públicos: “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. O artigo 305 do Código Penal prevê reclusão de dois a seis anos e multa, caso documentos públicos sejam destruídos, suprimidos ou ocultados.
Qualquer dúvida sobre arquivamento e descarte de materiais pode ser enviada pelo e-mail arquivo.agecom@ufms.br.
Texto: Agatha Espírito Santo
